Il faut les proteger, assurer un disponibilite, puis les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue De surcroi®t en plus dans celle de l’archivage a valeur probatoire.
Que faut-il archiver ? Combien de moment ?
En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations sont au fait des enjeux du records management. Il convient penser que ce terme anglo-saxon n’a pas vraiment ete adopte, surtout par les PME francaises, ou l’on prefere parler d’archivage voire bien juste de gestion electronique des documents pour designer un concept precis de conservation des informations. «Le records management, c’est l’archivage de l’ensemble des documents d’entreprise qui peuvent Realiser office de preuve et, ce, pendant un delai reglementaire impose via le legislateur», explique Olivier Detour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais Il existe tres peu de questions a se poser, on parle vraiment d’enregistrement de piece de preuves. On commence a evoquer le records management a partir des entreprises de taille intermediaire. Ils font, a ce moment-la, une vraie demarche encadree par les normes et souvent externalisee.» Si le records management renvoie a Notre gestion des documents engageants Afin de l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi nos petites structures, elles aussi tenues de presenter des preuves en cas de litiges, sont-elles eloignees de votre notion, quand elles ne l’ignorent tout seulement jamais ? «Les petites entreprises n’ont aucune demarche structuree, les papiers paraissent en armoires et les documents electroniques au sein des ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui determine quels documents ont d’une valeur, puis les confie dans la plupart des cas aux experts-comptables : il y a de fait une certaine forme d’externalisation, 1 systeme qui s’est enfile naturellement en place en dehors d’la zone de gouvernance des responsables», observe Olivier Detour.
J’ai sauvegarde, adversaire du records management
«Dans une grosse boutique, un projet de records management reste formule de facon politique, on parle gestion des risques, archivage, on definit des objectifs Afin de nos utilisateurs, a travers une vision fort orientee services», explique concernant sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «A l’echelle d’une PME, la vision se focalise concernant l’operationnel, on s’interroge via l’apport d’un systeme d’archivage d’un opinion commode : en tant qu’editeur, notre discours ne porte alors plus la reduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management va permettre d’economiser de l’espace disque et des couts de maintenance en delestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activites operationnelles. Dans une PME, le terme records management a moins d’echo etant donne qu’il ne automobile pas de notions de ROI. Dans cette categorie d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il faut convaincre xdating appli que J’ai mise en place d’un systeme d’archivage degage plus de ressources pour la GED tout en centralisant nos operations de conservation.»
« Les outils de records management ne font pas la politique d’archivage mais se mettent a le service. » Noureddine Lamriri, Ever Team
Alors que le constat d’infobesite fait l’unanimite, la multiplication des supports de stockage et les evolutions des formats n’ont jamais autant facilite les operations de conservation des precisions. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les firmes seront encore en plus confrontees a des problematiques de gestion de leurs donnees et documents, ainsi, de leur tracabilite», souligne Emilie Angaramo, responsable pole conseil du groupe Everial (acces, securite et conservation des precisions). «Selon leurs activites, elles doivent repondre a des exigences legales et reglementaires pour lesquelles elles seront parfois en gali?re informees et en gali?re organisees».
A travers le record management, ces firmes cherchent a orchestrer J’ai conservation de documents qu’elles veulent i?tre capable de reutiliser ulterieurement, autrement dit nos documents archives. La totalite des documents ne sont gui?re toutefois concernes, le champ du records management se restreignant precisement a toutes les documents de preuve ainsi que gestion Afin de leur detenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit precisement des archives dites courantes et intermediaires et non pas des archives definitives.
Un systeme de records management repose i propos des outils fournis avec une GED et un SAE (Systeme d’Archivage Electronique), ainsi, valides par des normes dont l’element central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels d’la solution, des fonctions qui permettront de deposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. L’article reste cadre par un referentiel de conservation, une brique qui vise a assurer une bonne gouvernance des records geres avec l’application. Ce referentiel identifie l’integralite des activites d’une entreprise sous le prisme de ses departements (RH, comptabilite, finances, etc.), et fournit pour chaque departement une liste des differentes typologies documentaires auxquelles il associe des regles de duree de conservation. Mes regles ainsi definies sont automatiquement prises en compte des qu’un document alimente le systeme de records management.
« Un document archive n’est jamais fond, mais constitue au contraire une richesse disponible. » Jean-Marc Rietsch, Fedisa
«Dans le records management, Il existe 2 grandes etapes, la creation et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, president d’la Fedisa, la Federation de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage ainsi que l’Archivage. «La premiere commence des la conception du document et consiste a renseigner les conditions d’une conservation de ce document une fois qu’il doit etre archive. Il existe des le depart une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’evoluer au moment. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus vraiment approprie, le terme de conservation securisee de donnees numeriques est plus adequat : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on reste face a 1 systeme d’information ? De pouvoir retrouver 1 ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir acces L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations bien en etant certain qu’une fois les documents recuperes, on est capable de i?tre capable de verifier tres rapidement leur caractere authentique, un origine et leur integrite».